Aprenda a criar uma assinatura digital em 7 passos simples

A assinatura digital tem sido um recurso muito utilizado nas empresas atualmente, garantindo, dessa forma, as negociações feitas pela internet com ou sem fins lucrativos.

Muitas pessoas ainda não sabem como ela funciona e como é possível adquirir uma, e é essencial compreender esse assunto para que ao ser usada para garantir um contrato de prestação de serviços de manutenção automotiva por exemplo.

Nesse sentido, tanto o comprador do serviço ou a organização apresentam a legalidade dos documentos e do teor contido nos contratos para que não surjam problemas legais no futuro.

O que é assinatura digital?

Trata-se de um recurso em que um usuário, site ou empresa comprova a identidade na internet, garantindo a veracidade do que está sendo informado e o emissor do documento confirma quem ele é sem que corra o risco de ser hackeado por alguém.

Com a assinatura digital, é possível navegar por sites de instalação elétrica ar condicionado e adquirir produtos ou serviços. 

Dessa maneira, tendo o emissor comprovado a assinatura digital nos documentos e garantido a autenticidade do objeto assinado, eles se tornam seguros e existem diversos recursos que podem checá-la.

Isso é válido também para os sites que precisam usar certificados digitais legítimos para serem considerados seguros.

No caso de um site de uma nutricionista infantil introdução alimentar, o navegador vai verificar a validade do certificado SSL, o que proporciona ao domínio o selo de site seguro.

No caso do Google, ele apresenta o cadeado verde, mas isso não dá segurança em saber se o conteúdo é realmente de confiança.

O certificado SSL é essencial e garante a comunicação de informações de forma segura e evita que o domínio seja considerado como inseguro ou seja que não tenha HTTPS. 

No Brasil, existem empresas como a Comodo, Symantec, Geotrust e Thawte que possuem habilitação para comercializar os certificados SSL oferecendo contratos anuais. 

Agora, uma empresa prestadora de serviços construção civil proprietária do site deve garantir a segurança dos dados de acordo com a legislação, por isso o mais seguro é contratar um serviço confiável para certificação SSL. 

As pessoas físicas também podem adquirir assinaturas ou certificados digitais que possam validar a identidade por meio do CPF, as MEis através do CNPJ e os profissionais de direito por meio do registro na OAB. 

A Certisign ou o Serasa vendem certificados reconhecidos legalmente e válidos para as pessoas em formato de cartões acompanhados de leitores, tokens ou o que ficam disponíveis na nuvem para serem utilizados.  

Tanto o certificado digital quanto a assinatura digital possuem validade legal iguais aos documentos originais assinados à mão pela creche período integral, principalmente se as negociações forem feitas online. 

Os certificados digitais devem ser renovados de tempos em tempos e por meios dessas duas empresas são todos pagos, mas muito mais confiáveis do que os gratuitos e quanto maior o período que dará validade ao certificado mais caro ele será.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital é igual a uma assinatura de próprio punho feita em um papel e é uma tecnologia que para funcionar utiliza a criptografia que faz vínculo com o certificado digital e com o documento eletrônico que deve ser assinado.

Tudo isso para garantir a integridade e autenticidade da assinatura comprovando a identidade dos signatários assumindo a mesma legalidade por meio de um mecanismo eletrônico ou digital validando a autoria do ato.

A assinatura eletrônica de um documento de prestação de serviços de retirada de entulho aqui no Brasil, por exemplo, tem validade jurídica por meio da Medida Provisória 2.200-2/2001 e também pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Para que a autoria da assinatura seja comprovada, a pessoa que assina o documento utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora brasileira em conformidade com os padrões de protocolo da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Ele tem como exigência que o provedor utilize um algoritmo matemático para que as chaves eletrônicas geradas sejam públicas ou privadas e quando uma pessoa assina um documento digital essa assinatura é criada a partir dessas chaves.

O algoritmo, então, cria um compilado de informações correspondentes ao documento assinado chamado de hash e faz a criptografia gerando, assim, a assinatura digital com registro da data e horário e se o documento for modificado ele perde a validação.

Vantagens da assinatura digital

São diversas as vantagens de uma assinatura digital trazem e abaixo serão destacadas as consideradas mais importantes:

1. Rapidez na assinatura de documentos;
2. Redução de custos;
3. Redução no deslocamento das pessoas;
4. Diminuição da proliferação de vírus;
5. Redução no uso de papel;
6. Fechamento mais rápido de negócios;
7. Mobilidade.

Com a assinatura eletrônica, é mais rápido assinar os documentos não sendo necessário enviá-los para a outra parte assinante, principalmente se ela estiver distante porque esse procedimento pode levar dias causando demora nas ações contratadas.

É mais rápido e simples e basta apenas um clique para que o contrato da pintura fachada de loja seja assinado e validado.

A assinatura digital reduz custos com as entregas de documentos expressos feitas por um motoboy, pelos correios ou uma transportadora, por exemplo, além de economizar espaço para que sejam arquivados.

A assinatura digital envolve menos pessoas no processo de assinatura e reduz, portanto, o deslocamento para levar os documentos onde é necessário e representa também um benefício para o meio ambiente na diminuição de Co2 pelos veículos e motocicletas.

Quando os documentos de uma portaria prédio são assinados digitalmente a proliferação de vírus e bactérias é evitada e ela não necessita providenciar um local arejado e sem umidade para arquivá-los. Isso diminui insetos, fungos e bactérias que fazem mal à saúde.

A redução no consumo de papel é uma das grandes vantagens da assinatura digital e para encontrar os documentos basta apenas procurá-los na plataforma que realiza as assinaturas em menos de um minuto, poupando o tempo do colaborador.

Com a diminuição do uso do papel ainda se encontra o benefício de reduzir o desmatamento sem que árvores sejam desnecessariamente derrubadas beneficiando o meio ambiente.

E, por fim, os processos comerciais se tornam mais rápidos fazendo com que a assinatura de contratos seja mais dinâmica diferente de quando eles são feitos à mão e eles podem ser firmados em qualquer lugar onde as duas partes estiverem até mesmo pelo celular.

Criando uma assinatura digital com passos simples

Em seguida, serão listados sete passos simples para que o usuário crie uma assinatura digital para firmar os documentos com maior rapidez e de forma válida na internet:

1. Acessar o documento e executar o comando para firmá-lo;
2. O hash cria os dados que correspondem ao documento;
3. A chave privada criptografa os dados;
4. O documento assinado é enviado para a outra pessoa firmar;
5. O algoritmo de hash e chave verificam os dados criptografados;
6. A outra pessoa assina o documento com a assinatura validada;
7. O documento final está assinado por ambos e é reconhecido.

A assinatura digital para ser aceita na fundamentação jurídica se dá entre pessoas físicas ou jurídicas com outras pessoas físicas ou jurídicas e entre particulares e entidades públicas e ela é utilizada como assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada.

A primeira é usada quando a comunicação não tiver dados protegidos por grau de sigilo, a segunda quando as informações são protegidas por grau de sigilo e os dados estão registrados nas juntas comerciais, e a terceira é obrigatória em documentos públicos.

Considerações finais

Como foi possível ver, a assinatura digital é um processo eletrônico usado atualmente nas empresas e é tão válida quanto uma feita de próprio punho.

Ela funciona por meio da criptografia, da certificação digital e da criação de chaves que validam as informações pertinentes aos documentos.

É fácil de ser criada e pode ser usada por pessoas físicas através do CPF e MEIs por meio do número do CNPJ.

A assinatura digitalizada perfaz grandes benefícios, agilizando os processos comerciais e reduzindo os gastos nas despesas com serviços de motoboy ou transportadoras responsáveis pelo deslocamento de documentos em papel.

Ainda reduz o consumo de papel e a mobilidade das pessoas envolvidas na assinatura dos documentos, principalmente se a distância entre elas for muito grande.

Com isso, as empresas não gastam tempo, também, na armazenagem de documentos que ficam nas plataformas e podem ser acessados a qualquer momento.

As informações trocadas requerem proteção especial e devem seguir as regras impostas pelas leis, para que a comunicação seja a mais sigilosa e confidencial possível.

A assinatura digital é uma forma mais prática para se firmar documentos sem que as pessoas tenham a necessidade de se encontrarem e dão validade a todos os processos que são realizados pela internet, como compra de produtos ou serviços.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.