Gestão de processos para pequenas empresas

Para o sucesso de um negócio é necessário ter uma boa gestão de processos. Trata-se de um conjunto de atividades executadas em sequência para cuidar das entradas e saídas de maneira ordenada.

Em outras palavras, é uma forma de organizar a execução das atividades e garantir que os recursos sejam usados da maneira certa e que a companhia consiga otimizar seus resultados.

É uma disciplina gerencial com o propósito de otimizar os processos internos e com isso gerar valor para os colaboradores e os consumidores. Para fazer a gestão de maneira correta, é necessário mapear as atividades.

Além disso, o gestor também precisa aperfeiçoá-las continuamente, por meio da identificação de pontos de melhoria. Também é graças ao método que as corporações conseguem padronizar suas ações e qualificar melhor as entregas.

Também terão mais facilidade para se adaptar às mudanças do mercado, uma vez que conseguem observar as atividades. Mas mesmo diante de toda essa importância, não são todos os gestores e empreendedores que se atentam à gestão de processos.

Para aprofundar o assunto, este artigo vai mostrar como ela contribui para a competitividade das pequenas empresas, quais são os benefícios tangíveis e intangíveis e os passos necessários para aprimorar os métodos operacionais.

A gestão de processos nas pequenas empresas

A gestão consegue contribuir com a competitividade e o crescimento das pequenas empresas porque é uma prática que influencia o nível de competitividade do negócio em seu mercado de atuação.

Qualquer negócio que seja capaz de organizar seus processos terá mais facilidade para identificar as oportunidades de melhorias e aumentar sua eficiência. Isso porque a prática consegue reduzir custos e distribuir melhor os recursos disponíveis.

Dentro de uma clínica que oferece consulta 24 horas e cirurgia animal, a produtividade dos colaboradores também melhora muito, pois a organização tem consciência e controle sobre o funcionamento dos procedimentos.

A corporação tem mais qualidade nas saídas e consegue gerar percepção de valor entre os consumidores. Os fluxos de trabalho são otimizados, os ganhos financeiros são potencializados e fica mais fácil tomar decisões assertivas e ágeis.

Para entender melhor, é possível usar como exemplo um processo de contratação. Para fazer isso, o gestor deve estruturar alguns passos importantes, como:

• Criar a vaga;
• Definir requisitos;
• Abrir o processo seletivo;
• Divulgar a vaga.

Depois desses passos iniciais, vai entrar em contato com os candidatos, fazer o processo seletivo, providenciar as entrevistas e finalmente selecionar um novo colaborador.

Esse é um exemplo clássico de gestão de processos muito comum dentro das organizações, e se não houvesse um ciclo organizado de como as coisas devem ser feitas, a contratação seria muito mais difícil e até equivocada.

Dentro de uma corporação que fornece relógio de ponto para empregada doméstica, a gestão pode ser aplicada também no atendimento, nas vendas e em vários outros setores.

Benefícios da gestão de processos

A gestão de processos possui benefícios tangíveis e intangíveis em sua implementação. Muito mais do que organizar e sistematizar as atividades dentro do negócio, também traz uma visão abrangente da companhia.

Os procedimentos se tornam muito mais caros e bem definidos em cada etapa, é possível mensurar os resultados, construir uma base para melhorias contínuas, melhorar a conexão entre todas as áreas do negócio e tornar os processos mais fluidos e rápidos.

A companhia terá mais rapidez nas tomadas de decisão, poderá reduzir custos com desperdícios e retrabalho, aumentar a qualidade e a competitividade no processo produtivo, melhorar a satisfação dos clientes e automatizar os métodos.

Além disso, é uma excelente alternativa para fazer o alinhamento nos fluxos do processo, entre outras ações necessárias dentro da organização.

Passos importantes para os processos operacionais

As pequenas companhias precisam adotar passos práticos para identificar, analisar e aprimorar os processos operacionais. São eles:

Identificar os processos atuais

A primeira coisa que uma loja de peças e acessórios para caminhão Mercedes 1113 precisa fazer para otimizar corretamente seus processos é fazer o levantamento das operações internas.

Basicamente, ela deve identificar todos os processos realizados atualmente e com isso desempenhar as atividades e operar no mercado da melhor forma.

Tudo o que os funcionários fazem dentro da corporação, bem como os sistemas automatizados e as empresas terceirizadas devem ser mapeados.

O processo é um verdadeiro estudo sobre as ações do negócio e vai ajudar a identificar várias informações, como a quantidade de recursos humanos e financeiros consumidos pelo setor e ações que agregam valor para a empresa.

Esse levantamento também mostra gargalos e pontos de entrave que possam passar despercebidos. O melhor de tudo é que qualquer entidade pode filtrar esse levantamento para cada setor, facilitando a análise.

Analisar os processos

Até mesmo um empreendimento que trabalha com certidão quinzenária pode analisar procedimentos, conhecer os impactos na operação e identificar pontos de melhoria.

Juntamente com o levantamento e a identificação das ações dentro da corporação, é necessário fazer uma análise criteriosa para avaliar de que modo os processos estão impactando as operações do negócio.

Em outras palavras, o gestor precisa entender por que determinada prática é importante e de que modo está afetando a companhia.

Depois de obter esse entendimento, é necessário descobrir pontos da operação, procedimentos, entre outros aspectos que reduzem a produtividade da empresa ou provocam falhas.

É imprescindível identificar corretamente as atividades da empresa e tudo aquilo que pode ser melhorado.

Promover mudanças

Depois de conhecer profundamente como as operações acontecem dentro da corporação e quais são os pontos que precisam ser melhorados, chegou o momento de fazer as mudanças.

Essa etapa da otimização deve trabalhar de maneira consistente e com base no conhecimento obtido durante a análise de processos. Todas as atividades devem ser evoluídas para um ponto de desempenho maior.

Nesse contexto, uma empresa de reciclagem de papel vai identificar onde os gastos foram excessivos e removê-los da operação. Isso acaba por gerar um desempenho muito melhor em toda a cadeia produtiva.

Além do mais, ao fazer mudanças e melhorias dentro do processo da organização, o negócio deve trabalhar com aqueles que parecem ser mais difíceis no início ou que talvez não estejam funcionando com a mesma eficiência de antes.

São ações práticas que vão melhorar os resultados em um curto prazo, em comparação com os processos de menores falhas, consequentemente, vai estimular a continuidade da otimização de procedimentos.

Monitorar os ajustes

Todo e qualquer ajuste feito nos processos internos da empresa precisa ser monitorado constantemente. Somente dessa forma é possível garantir que a utilização seja efetiva e que consiga elevar o desempenho da corporação.

Para um estúdio de pilates completo, essa fase é muito simples, porém extremamente importante. Isso porque depois de realizar todas as mudanças e melhorias, a organização deve estar atenta à maneira como tudo isso está sendo trabalhado.

Ao longo do tempo, os novos processos ou as mudanças que aconteceram dentro deles devem ser monitorados para saber como está o desempenho.

Se alguma coisa estiver apresentando falhas ou gerando mais desperdícios para o negócio, é necessário fazer outra atualização e promover mudanças para que tudo alcance sua melhor performance.

Inclusive, essas alterações podem ser feitas se surgir uma nova tecnologia, capaz de melhorar ainda mais os processos internos.

Otimizar continuamente

O último passo é muito importante porque a otimização de processos deve ser encarada como um processo contínuo pelos negócios.

Acreditar que depois de uma única atualização tudo vai se manter perfeitamente ajustado é uma ilusão. Na verdade, uma entidade que disponibiliza aluguel de escritório compartilhado está sempre de olho nas mudanças realizadas internamente.

Ela sabe que esse acompanhamento é imprescindível para que todos os investimentos sejam compensadores e para manter as atividades internas na linha.

Ao seguir todos esses passos, a corporação vai contar com uma ferramenta poderosa e capaz de melhorar o desempenho de todos os setores que passarem pelas transformações.

Consequentemente, a companhia poderá aproveitar melhor os recursos e os resultados obtidos ao longo do tempo.

Sendo assim, uma oficina mecânica poderá aproveitar todos os benefícios e manter as operações internas de acordo com a realidade do negócio, seus objetivos de crescimento e as expectativas dos consumidores.

Considerações finais

A gestão de processos dentro das empresas é fundamental para obter dados e informações que vão avaliar os pontos que devem ser otimizados internamente.

Ao longo do tempo, novas ferramentas e possibilidades surgem, e elas podem fazer com que aquelas práticas que antigamente davam resultados percam sua efetividade.

Além disso, a companhia pode cometer erros que prejudicam a produtividade interna, aumentam os gastos e não trazem impactos positivos como esperado.

A gestão ajuda a melhorar as operações internas em diferentes setores, da logística até o atendimento ao cliente, por meio de ferramentas integradas e com todas as informações necessárias.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.