O que é Lean IT

Não importa o segmento empresarial ou nicho de mercado, todas as empresas atualmente estão trabalhando para ter mais eficácia e reduzir prejuízos. 

Um dos setores primordiais atualmente em grandes empresas seria o de Tecnologia da Informação que nem sempre tem um gestor profissional plenamente capaz de atingir esses objetivos. 

Se no momento você se encontra nesse dilema, saiba que é possível treinar seus profissionais com novas metodologias capazes de atingir resultados melhores, como é o caso da Lean IT. 

Seguindo a tradução fiel do termo, “Lean IT” significa TI enxuta, que nada mais é do que uma metodologia que promete uma redução de 15 a 75% dos custos, além de aumentar a produtividade dos colaboradores de 15 a 40%.

Ficou interessado? Saiba mais sobre o método Lean IT neste artigo!

Lean IT e suas aplicações

Por incrível que pareça, a metodologia Lean IT surgiu do sistema Toyota de produção, um dos sistemas primórdios estudados pela Administração que busca aumentar a eficiência, evita desperdícios de qualquer natureza (tanto de produtos como de tempo) e aprimora o tempo de fabricação e espera.

Com esse modelo de fabricação, qualquer empresa que se baseie nele busca gerir e desenvolver produtos e serviços utilizando apenas de recursos necessários válidos para executar cada etapa de produção ou processo. 

Ainda pode ser difícil associar o Toyotismo a Lean IT já que um trata de produção principalmente, mas ambos se associam devido à necessidade de integrar os pontos principais do Toyotismo no setor de TI para geração de valor e mudança na forma de trabalho das equipes. 

A Lean IT conta com 5 princípios relevantes, sendo eles:

 

• Valor: como os clientes enxergam o seu negócio, por isso é preciso focar nos serviços e processos relacionados aos clientes;
• Fluxo de valor: analisar todos os processos e combiná-los da melhor forma para que gerem esforço e resultados, sempre tendo uma visão holística;
•  Fluxo contínuo: os processos devem ser fluidos e devem continuar ocorrendo mesmo que haja alguma limitação;
• Produção puxada: o ritmo dos processos é feito para diminuição de desperdícios, por isso muitas vezes eles não terão sua montagem tradicional;
• Perfeição: ideia de melhoramento contínuo, sempre pensando em como a empresa pode atingir esse patamar, utilizando o necessário e qual os possíveis benchmarks. 

 Essa é basicamente os 05 princípios da Lean IT, porém implantar suas filosofia é bastante complexo e demanda tempo. A empresa que desejar ter essa transformação deve estar preparada para transformar todos os níveis de T.I e relações com clientes e fornecedores.

 Lean IT x TI tradicional

Como dissemos anteriormente, a Lean TI possui foco na redução de desperdícios e por isso otimiza todos os seus processos. Confira ainda mais diferenças entre a abordagem comum da tecnologia de informação x Lean IT: 

Método tradicional de T.I

Na T.I tradicional, os processos ocorrem de forma mais lenta com a função de evitar instabilidade sistêmica e interrupção de serviços ou atividades. 

Quando há alguma mudança, ela é feita de uma vez só através de reuniões de planejamento que podem tomar tempo e sempre com o objetivo de diminuir o tempo de execução e custo dos processos.

O departamento também normalmente é dividido, onde os colaboradores têm sua função específica e bem definida. 

Lean IT

Na Lean IT todas as alterações são contínuas e devem sofrer incrementos. Nessa metodologia o setor de T.I deverá implementar correções e melhorias para identificar oportunidades. 

As métricas adotadas devem estar relacionadas aos objetivos estratégicos empresariais. Já o conhecimento deve ser generalizado, para que um mesmo profissional seja capaz de atuar em diferentes áreas do negócio.

 Dicas práticas para implantar a metodologia Lean

Como o próprio nome indica, a finalidade da Lean IT é deixar todo o processo tecnológico mais enxuto e isso pode ser conquistado através de algumas ações metodológicas, como: 

Conheça os desperdícios

Para eliminar desperdícios, nada melhor do que conhecê-los para identificar o que pode ser revisto e melhorado. 

 

Por isso, identifique os processos que apresentam defeito, tenham baixo valor agregado, geram retrabalho, ocasionam uma lenta tomada de decisão, geram tarefas manuais, têm requisitos ultrapassados, hardware e software subutilizados, problemas emergenciais ocorrendo com frequência, perda de conhecimento entre funções etc. 

Crie uma cadeia de valor

Qualquer tipo de desperdício pode acabar causando a sobrecarga do setor de tecnologia da informação e também a distanciando de outras áreas do negócio. Isso acaba gerando um círculo vicioso e é importante quebrá-lo para que o foco seja a cadeia de valor integrada. 

 

É preciso que o setor de t.i. analise as atividades executadas pois elas devem ter dinamicidade e todos os processos que não agreguem valor ao trabalho devem ser excluídos. 

 

Uma forma prática de realizar essa metodologia é fazer uma avaliação inicial em todas as áreas organizacionais e começar a estrutural pelas áreas críticas que são aquelas que podem trazer mais valor e visibilidade aos clientes.

 

 Busque uma metodologia de trabalho e produção

No mercado atualmente existem diversas metodologias de trabalho que podem te ajudar a estabelecer a Lean IT  de forma mais fácil e prática,  basta identificar com quais delas os seus colaboradores e a cultura organizacional podem se dar melhor. 

 

São exemplos de metodologias de trabalho muito utilizadas no mercado a Kaizen (voltada para o melhoramento contínuo de toda a rotina empresarial), Kanban (que busca otimizar o fluxo contínuo com a utilização de cartões para visualizar etapas já concluídas, em andamento e finalizadas) e ITIL/Cobit (frameworks para ajudar a implementação da governança de T.I).   

Utilize métricas 

Uma das formas mais práticas de analisar se você está atingindo os resultados de forma correta é definir métricas para análise desses processos.  É importante que essas métricas sejam relevantes para as informações que você deseja coletar e que impactem a tomada de decisão estratégica. 

 

Por isso, antes de definir as métricas,  define também quais informações são necessárias,  como esses dados podem ser coletados e por que estão sendo coletados. Uma das métricas mais utilizadas é o ROI,  que seria o retorno sobre o investimento.